De ab Actis zorgt ervoor dat er overzicht is binnen het bestuur en dat alles gedocumenteerd wordt. Dit betekent dus dat de ab Actis verantwoordelijk is voor de notulen van de wekelijkse bestuursvergaderingen (BV’s) en de plenaire vergaderingen (PV’s) die om de week plaatsvinden. In de aanloop naar de Kick-in notuleert de ab Actis tevens bij de Kic-Fact vergaderingen (wat wel een ding is, ik heb bijvoorbeeld dit jaar ook de functie Kick-In en zal deze vergaderingen dus voorzitten, wij wisselen het notuleren van deze vergaderingen binnen het bestuur dus af, omdat het super irritant is om allebei tegelijk te doen).

Het andere deel van het overzicht bewaren is het ordenen van alle post, zowel van de email als de post.

Takenoverzicht

  • Notuleren van de vergaderingen (bestuursvergadering, plenaire vergaderingen en KIC-Fact vergaderingen);
  • Halen van post bij de Pakkerij (2 wekelijks kan eventueel voor of na de PV’s die meestal plaatsvinden in de Pakkerij);
  • Ordenen van de mail en zorgen dat alle mail beantwoord wordt door de juiste persoon.

Notuleren van vergaderingen

Ten eerste zijn er dus zoals al eerder genoemd 3 verschillende vergaderingen, de bestuurvergaderingen (alleen met bestuur), de plenaire vergaderingen (met bestuur en vertegenwoordigers) en de KIC-fact vergaderingen (met alle KIC-fact vertegenwoordigers, de Kick-in verantwoordelijke vanuit Fact en de ab Actis).

Tijdens alle vergaderingen is het belangrijk om te documenteren wat er gezegd wordt in een discussie en wie welk standpunt inneemt. Daarnaast is het belangrijk om duidelijk de conclusie te documenteren zodat het voor iedereen gemakkelijk is om de conclusie van een vergaderpunt terug te vinden op een later tijdstip.

Wat ik zelf altijd heb gedaan is gewoon de wordversie van de agenda gebruiken als lay-out voor de notulen. Dirk (onze praeses) zette onder elk agendapunt neer wat er besproken ging worden. Dit maakte ik altijd cursief, zodat duidelijk was dat dit niet gezegd was, maar het is wel handig dit soort teksten te laten staan, zodat het nog duidelijker is wat besproken gaat worden.

Na de vergadering kan je de notulen uitwerken en uploaden op de drive (waar plenair ook toegang tot heeft). Aan het begin van het jaar hadden we de afspraak dat ik binnen 24 uur in elk geval de AP’s van elke vergadering vast zou sturen. Uiteindelijk bleek dit niet ideaal te zijn en hebben we afgesproken dat iedereen zelf tijdens de vergadering zijn eigen AP’s noteert en dat ik zorg dat ze duidelijk in de notulen staan.

Mocht je er nou moeite mee hebben alles gelijk op te schrijven, neem dan gewoon even de vergadering op. In mijn ervaring is de dictafoon op je telefoon hier echt goed genoeg voor. Dit kan vooral bij plenaire vergaderingen handig zijn, omdat hier vaker discussies zijn en het dan wat sneller gaat.

Post

De post stelt niet heel veel voor, je moet gewoon zorgen dat je het liefst minimaal 1 keer in de week even kijkt of er nog wat nieuws is. Het zijn met name constitutiekaartjes en soms een keer een factuur. Facturen kan je gewoon doorgeven aan de quaestor.

Mail

Dit jaar hebben we een nieuw mailprogramma in gebruik genomen, de webmail van Strato. Hier heeft iedereen zijn eigen mailadres en is er een algemeen bestuursadres (bestuur@pkvvfact.nl). Alle mailtjes die op de bestuursmail binnenkomen moet je even doorsturen naar de persoon die er wat mee moet. De mailtjes die bijvoorbeeld per ongeluk naar het oude mailadres of een verkeerd mailadres gestuurd worden komen allemaal ook bij de bestuursmail binnen.

Ik hoop dat alles zo een beetje duidelijk is! Als je nog vragen hebt, neem dan vooral even contact met me op!

Lynn Noor Rouw

ab Actis 2017-2018
lynn_noor@live.nl
+31615444584