De hoofdtaak van de Vice-Praeses is het vervangen van de Praeses bij afwezigheid. De Vice-Praeses is daarbij ook vaak de rechterhand van de Praeses. Als Vice-Praeses dien je je bezig te houden met de positionering en professionalisering van het Fact. Dit betekent dat je kijkt naar de huidige plaats van het Fact binnen Enschede en op landelijk niveau, en vanuit die positie streeft naar verbetering. Wat betreft professionalisering kijkt de Vice-Praeses naar structuur, continuïteit, effectiviteit en efficiëntie binnen het Fact.  Waar de Praeses vooral kijkt naar de operationele zaken, bijv. het uitvoeren van actiepunten, is de Vice-Praeses verantwoordelijk voor de continuïteit op een hoger level, namelijk m.b.t. het beleid.

Positionering

Binnen Enschede

Bij de positionering binnen Enschede wordt er gekeken naar de positionering van het Fact op drie vlakken: de gemeente/stad Enschede, de universiteit/SU en onder studenten. De afgelopen jaren is de positionering op deze drie gebieden verbeterd.  

Inmiddels wordt het Fact betrokken bij verschillende evenementen van de gemeente. Zo worden we uitgenodigd voor het Binnenstadoverleg en mogen we deel uitmaken van verschillende werkgroepen. Tot nu toe is alleen de werkgroep Evenementen interessant gebleken. Daarbij wordt, zoals ook in andere studentensteden, de P.K.v.V. in Enschede als eerste aanspreekpunt gezien voor promotie van Enschede als studentenstad.  

Binnen de universiteit zijn we dit jaar officieel erkend als koepel. Waar dit voorheen een tijdelijke erkenning was, gaat het nu om een permanente erkenning. Daarnaast is er wat betreft de doegroepverdelingen bij studieverenigingen over de jaren heen een dalende lijn geconstateerd voor de Pakkerijverenigingen. Dit probeert het Fact al jaren te veranderen. In 2017 is de hoeveelheid doegroepen constant gebleven. Voor 2018 is de manier van verdelen veranderd maar is op basis daarvan de verdeling gelijk gebleven. Maar er moet wel moeite in gestoken worden om de dalende trend te breken. Voor meer informatie wordt doorverwezen naar het overdrachtsdocument Kick-In.

De bekendheid onder studenten, en met name de eigen leden, is de afgelopen jaren verbeterd. Door het gebruik van sociale media en de aanwezigheid als Fact bij evenementen weten steeds meer studenten van het bestaan van het Fact af. Echter, wat het Fact precies doet, is nog niet duidelijk. Gedurende het bestuursjaar vormt dit voornamelijk een probleem bij het werven van een nieuw bestuur.

Landelijk

Landelijk heeft het Fact contact met het huidige bestuur van de L.K.v.V., welke is ontstaan uit de P.K.v.V. Leiden, wat er op duidt dat Leiden al tijden mee gaat en op veel gebieden voor ons als voorbeeld fungeert. Zo heeft zij verschillende convenanten met de universiteit en gemeente over bepaalde zaken en heeft zij veel contact met haar achterban via sociale media. In vergelijking met een P.K.v.V. als Leiden kan de positie van het Fact m.b.t. Enschede als studentenstad nog aanzienlijk verbeterd worden.

Professionalisering

Structuur

Dagelijks Bestuursvergadering (BV)

In de BV worden zaken besproken die alleen of vooral het DB aangaan. Deze DB vergadering vindt elke week op een vast moment plaats. In de BV wordt ook altijd de eerstvolgende PV voorbereid. Vanzelfsprekend stelt de Praeses de agenda op voor de BV.

Plenaire Vergadering (PV)

Op de PV vergadert Onafhankelijk Fact (jullie als Fact-bestuur) en Afhankelijk Fact (afgevaardigden van iedere vereniging) samen. Deze vergadering vindt op een vast moment één keer in de drie weken plaats. Uit ervaring blijkt dat een vast moment ook voor de verenigingen erg handig is. Vanzelfsprekend stelt de Praeses de agenda op voor de PV.

KIC-Fact

Het KIC-Fact is een apart orgaan dat halverwege mei wordt gevormd. Het dient als overleg voor de Kick-In tussen de Pakkerijverenigingen. De KI-portefeuillehouder plus een ander bestuurslid van het Onafhankelijke Fact bestuur nemen hierin plaats samen met één lid van elke Pakkerij Kick-In Commissie.  

Continuïteit Strategisch Plan & Beleidsplan

Twee jaar geleden is er samen met de verenigingen een strategisch plan opgesteld. Aan de hand van dit plan stelt ieder Onafhankelijk Fact bestuur haar beleidsplan op. Er is door het 24e Fact bestuur een document gemaakt hoe een beleid gemaakt kan worden. De Vice-Praeses heeft de verantwoordelijkheid om er, samen met de Praeses, voor te zorgen dat het beleidsplan voortkomt uit het strategisch plan en dat de inhoud overeenkomt.

Effectiviteit & efficiëntie

Uit de praktijk blijkt dat PV’s lang kunnen duren en niet altijd efficiënt en effectief zijn. Beslissingen worden eerst uitvoerig behandeld voordat ze genomen worden. Daarnaast worden niet altijd alle actiepunten door (on)afhankelijke bestuurders uitgevoerd vóór de nieuwe PV. Dit zorgt er voor dat het (gehele) Fact niet optimaal kan functioneren.  

Om ervoor te zorgen dat de discussies tijdens de vergaderingen meer gestructureerd verlopen, worden op tijd de stukken gestuurd waardoor de verenigingen zich kunnen voorbereiden. Ook hebben wij voorstellen voor bepaalde punten geschreven, dan wel bij voorbaat al dan wel naar aanleiding van een discussie. Dat voorstel werd dan bij de volgende PV besproken, waardoor tijd werd bespaard. Een andere mogelijkheid is reeds de meningen van plenair uitvragen en een voorstel schrijven waarna dat voorstel besproken wordt op de PV. Als voorbeeld, hebben wij een voorstel gemaakt voor de Kick-In doegroepenverdeling, waarna hierover discussie is gevoerd.

Myrte Schoenmakers

Vice-Praeses 2017-2018
m.schoenmakers@xs4all.nl
+31634123139