We nemen onze verantwoordelijkheid met betrekking tot persoonsgegevens uiterst serieus. Op deze pagina leggen we daarom in zo eenvoudig mogelijke taal uit hoe we met persoonsgegevens omgaan. Wil je liever de officiële, privacy voorwaarden in juridische taal? Klik dan op de knop hieronder.
Privacy Policy
Download hier de officiële Privacy Policy in juridische taal.
Wat kan je van ons verwachten?
We nemen de bescherming van je persoonsgegevens serieus. Dit in ieder geval betekent dat we:
- ons altijd houden aan de geldende regels, waaronder de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG);
- jouw gegevens alleen gebruiken waarvoor we ze hebben gekregen;
- niet meer gegevens vragen en gebruiken dan we nodig hebben;
- vragen om je toestemming als we die nodig hebben;
- ervoor zorgen dat je gegevens goed beveiligd zijn;
- je gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dit echt nodig is;
- je rechten te respecteren.
Wat doen we met je persoonsgegevens?
Wat we precies doen met je persoonsgegevens, hangt af van waarvoor we ze hebben gekregen. Hieronder kun je zien wat we met welke gegevens doen. Ben je direct betrokken bij ons als (oud-)bestuurder, vertegenwoordiger of vrijwilliger? Kijk dan onderaan de pagina.
Welke gegevens kunnen we vragen?
- Je volledige naam
- Je telefoonnummer
- Je e-mailadres
- Je bankrekeningnummer
- Het factuuradres (indien er per factuur betaald wordt)
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Voor de administratie
- Om je op de hoogte te houden over het evenement
- Om het evenement uit te voeren
- Om de eventuele kosten van je deelname te innen
Hoe geef je toestemming?
Via het (digitale) inschrijfformulier.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Tot het einde van het evenement of totdat de kosten geïnd zijn. Daarna alleen in de boekhouding voor maximaal 7 jaar.
Welke gegevens kunnen we vragen?
- Je volledige naam
- Je telefoonnummer
- Je e-mailadres
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om je op de hoogte te houden van het evenement
Hoe geef je toestemming?
Via het interesseformulier.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Tot het einde van het evenement en daarna:
- maximaal 3 maanden als het evenement eenmalig is
- maximaal 2 jaar als het evenement jaarlijks georganiseerd wordt
Welke gegevens?
- Je volledige naam
- Je (zakelijke) telefoonnummer
- Je (zakelijke) e-mailadres
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om informatie te delen of contact met je op te nemen
Hoe geef je toestemming?
Mondeling, schriftelijk, of bijvoorbeeld via de afgifte van een visitekaartje of een koppeling of LinkedIn.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Zo lang je gezien wordt als zakelijk contact.
Worden je persoonsgegevens gedeeld?
Voor de opslag en verwerking van je persoonsgegevens maken we gebruik van de volgende externe partijen:
- Strato voor de opslag en back-up van onze (persoons)gegevens
- E-boekhouden.nl voor de boekhouding
Hoe beveiligen jullie mijn gegevens?
Om je te beschermen hebben we o.a. de volgende maatregelen genomen:
- Iedereen die namens ons bij je gegevens kan, heeft een geheimhoudingsovereenkomst getekend
- We gebruiken servers die voldoen aan hoge privacy en veiligheidsstandaarden (ISO-27001-gecertificeerd)
- We maken dagelijks een back-up van je gegevens
Welke rechten heb ik?
Je hebt in ieder geval de volgende rechten:
- Je mag inzien welke gegevens je we van je hebben, deze gegevens wijzigen of verwijderen
- Je mag bezwaar maken teken de verwerking van (een deel van) je gegevens
- Je mag je toestemming altijd intrekken
- Je mag altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Wat moet ik verder weten?
Het is goed om te weten dat:
- Je gegevens alleen binnen de Europese Unie worden opgeslagen
- We geen gegevens van minderjarigen verwerken zonder toestemming van de ouder, verzorger of vertegenwoordiger
- Je gegevens niet langer worden bewaard dan nodig
Wat doen we met persoonsgegevens van mensen in of rondom onze organisatie?
Welke gegevens?
- Je volledige naam
- Je telefoonnummer
- Je e-mailadres
- Je geboortedatum
- Kopie van je identiteitsbewijs (met BSN en pasfoto onleesbaar gemaakt)
- Bankgegevens
- Studentnummer
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om te zorgen dat jij en je medebestuurders hun taken goed uit kunnen voeren
- Uitkeren van vergoedingen en/of beurzen
Hoe geef je toestemming?
Via de overeenkomst die je tekent als je bestuurder wordt of bent.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Zo lang je bestuurder bent en vervolgens alleen in de boekhouding voor maximaal 7 jaar.
Welke gegevens?
- Je volledige naam
- Je telefoonnummer
- Je e-mailadres
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om je om advies te kunnen vragen
- Om je op de hoogte houden van activiteiten voor oud-bestuurders en overige relevante activiteiten
- Om een overzicht van de namen van oud-bestuurders te plaatsen op de website
Hoe geef je toestemming?
Op papier of digitaal. Bij je toestemming staat duidelijk dat de toestemming niet automatisch eindigt en voor welke van bovenstaande punten je gegevens gebruikt mogen worden.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Zo lang je de toestemming niet intrekt.
Welke gegevens?
- Je volledige naam
- Je (zakelijke) telefoonnummer
- Je (zakelijke) e-mailadres
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om te zorgen dat jij jouw taken als vertegenwoordiger goed kan uitvoeren;
Hoe geef je toestemming?
Via de verklaring die jij en de vereniging die je vertegenwoordigt tekenen op het moment dat je vertegenwoordiger wordt of bent.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Zo lang je vertegenwoordiger bent en vervolgens alleen in de boekhouding voor maximaal 7 jaar.
Welke gegevens?
- Je volledige naam
- Je telefoonnummer
- Je e-mailadres
- Je studentnummer (indien je die hebt)
Waarvoor hebben we ze nodig?
- Om te zorgen dat jij jouw taken als vrijwilliger goed kan uitvoeren;
Hoe geef je toestemming?
Via de overeenkomst die je tekent op het moment dat je vertegenwoordiger wordt of bent.
Hoe lang worden deze gegevens bewaard?
Zo lang je vrijwilliger bent en vervolgens alleen in de boekhouding voor maximaal 7 jaar.